Polityka prywatności

Administrator Danych Osobowych

Administratorem Danych Osobowych jest Związek Firm Ochrony Danych Osobowych, ul. Hoże 86/410, 00-682 Warszawa, e-mail: kontakt@zfodo.org.pl (na ww. e-mail można się kontaktować we wszystkich sprawach, w tym tych związanych z ochroną danych).

Informacje o przetwarzaniu danych osobowych

Związek Firm Ochrony Danych Osobowych przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 roku w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej jako RODO).

Cel i zakres zbierania danych osobowych oraz podstawa prawna przetwarzania danych osobowych

Przetwarzamy dane osobowe w następujących celach:

Przetwarzamy dane osobowe po to, by realizować kontakt z osobami, które się z nami kontaktują elektronicznie lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej. Odpowiadamy na zadane nam pytania, udzielamy informacji. Cel ten stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit f RODO.

Dane przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu, a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu. Korespondencję przechowujemy przez taki okres w celach dowodowych, zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

W przypadku gdy jesteś naszym klientem lub kontrahentem i zawierasz ze Związkiem Firm Ochrony Danych Osobowych umowę, przetwarzamy niezbędne dla tego celu dane osobowe w celu zawarcia i realizacji tej umowy, czyli na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Jeżeli jesteś reprezentantem lub osobą kontaktową występującą w imieniu naszego klienta lub kontrahenta, Twoje dane osobowe przetwarzamy w celu kontaktu służbowego, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Kontaktem służbowym jest dla nas wszelka korespondencja (elektroniczna, papierowa), jak też kontakt telefoniczny dotyczący zawartej współpracy i realizowanej usługi, w szczególności: dokonywanie uzgodnień, umawianie spotkań służbowych, udzielenie odpowiedzi na pytania, kierowanie informacji z naszej strony. Naszym prawnie uzasadnionym interesem jest również kontakt z osobami kontaktowymi po stronie klienta dotyczący opinii na temat realizacji umowy, przy czym z inicjatywą takiego kontaktu może się do nas zwrócić zarówno klient, jak i my.

Dane osobowe, o których mowa w punkcie powyżej przetwarzamy także w celach podatkowych i rachunkowych, gdy przepisy prawa obligują nas do ich przechowywania lub ujawniania odpowiednim podmiotom. Podstawą prawną przetwarzania przez nas danych osobowych w celach podatkowo – księgowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO. Takie dane przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji umowy, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń, jakie mogą wynikać z takiej umowy bądź przez czas wymagany przepisami prawa. Dane związane z zawartymi umowami przechowujemy przez taki okres w celach dowodowych, zabezpieczenia roszczeń lub obrony przed nimi, co stanowi nasz prawnie uzasadniony interes o jakim mowa w art. 6 ust. 1 lit. f RODO. 

Jeżeli zapisujesz się na nasze wydarzenia prowadzone w formie on-line, to Twoje dane osobowe będą przetwarzane w następujących celach: zawarcie umowy (realizacja Twojego zamówienia udziału w wydarzeniu, w tym przyjęcie rejestracji, wysłanie zaproszenia na wydarzenie (podstawa: wykonanie umowy o przeprowadzenie wydarzenia lub żądanie uczestnika przed jej zawarciem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO), realizacja obowiązku prawnego dotyczącego wystawiania i księgowania faktur (jeżeli podajesz dane osobowe do faktury) a także prowadzenie sprawozdawczości finansowej (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. c w zw. z ustawą z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa oraz ustawą z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług) i ponadto: bieżący kontakt, rozpatrzenie ewentualnych reklamacji, zabezpieczenie roszczeń – te cele są naszymi prawnie uzasadnionymi interesami (podstawa: art. 6 ust. 1 lit. f RODO). 

Dane dla powyższych celów będą przetwarzane przez następujący okres: dane niezbędne dla realizacji umowy / rozpatrzenia reklamacji przetwarzane są przez czas niezbędny do jej realizacji, a następnie do czasu przedawnienia roszczeń, jakie mogą wynikać z tytułu zawarcia umowy; dane przetwarzane w celach kontaktowych przechowujemy przez czas niezbędny dla realizacji kontaktu / odpowiedzi na pytania, a następnie do końca roku kalendarzowego, następującego po roku, w którym nastąpiło rozwiązanie sprawy lub zakończenie kontaktu; dane niezbędne do realizacji wymogów wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych przechowywane będą do maksymalnie 5 lat liczonych od zakończenia roku obrachunkowego, w którym wystawiono dokument księgowy. 

Prowadzimy profile w portalach społecznościowych:

– Facebook: https://www.facebook.com/Zwi%C4%85zek-Firm-Ochrony-Danych-Osobowych-105812461380536

– LinkedIn: https://pl.linkedin.com/company/zwi%C4%85zek-firm-ochrony-danych-osobowych

w celu kontaktowania się z ich użytkownikami oraz przedstawiania na tych portalach przygotowanych przez Związek Firm Ochrony Danych Osobowych treści i promowania własnej działalności, a także w celach analitycznych i statystycznych, co stanowi prawnie uzasadniony interes Związku polegający na umożliwieniu kontaktowania się z użytkownikami portali, promocji własnej działalności i informowania o niej. Przetwarzamy dane osobowe użytkowników tych portali, gdy odwiedzają nasze profile bądź wchodzą z nimi w interakcje (polubienia, komentarze, przesyłane wiadomości). Jeżeli polubisz nasz wpis lub go skomentujesz, to pamiętaj, że jest to widoczne dla innych użytkowników. Dane osobowe przechowujemy do czasu zgłoszenia sprzeciwu na dalsze ich przetwarzanie poprzez kliknięcie „nie lubię”, cofnięcie polubienia wpisu lub usunięcie komentarza do wpisu a następnie przez okres wymagany obowiązkami nałożonymi przepisami prawa i/lub do upływu terminu przedawnienia ewentualnych roszczeń związanych z celami przetwarzania.

Portale społecznościowe mają własne polityki prywatności, regulaminy i zasady przetwarzania danych, które wiążą ich użytkowników i do których przestrzegania jesteśmy zobowiązani. Jeśli jesteś użytkownikiem takiego portalu przetwarzanie Twoich danych osobowych także podlega takim regulaminom i politykom i możesz korzystać z przysługujących Tobie w ich ramach uprawnień.

Facebook: https://pl-pl.facebook.com/privacy/explanation/

Linkedin: https://pl.linkedin.com/legal/privacy-policy

Źródła danych

Dane zbieramy bezpośrednio od Ciebie, jeżeli korespondujesz z nami mailowo lub tradycyjnie, albo pozostawiasz je w innej formie. Twoje dane możemy również pozyskać od firm, z którymi współpracujemy, a które wskazują Cię jako osobę reprezentującą lub właściwą do kontaktu. Dane, jakie otrzymujemy w takim przypadku to służbowe dane kontaktowe bądź zawarte w pełnomocnictwie czy odpisie KRS, jeżeli jesteś osobą reprezentującą.

Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być ujawnione członkom Związku Firm Ochrony Danych Osobowych, podmiotom udzielającym wsparcia Stowarzyszeniu na zasadzie zleconych usług i zgodnie z zawartymi umowami powierzenia, podmiotom świadczącym usługi pocztowe, kurierskie oraz podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

Korzystamy także z usług Google Analytics, któremu przekazujemy informacje zbierane za pomocą plików cookies (informacje statystyczne). Te informacje są anonimowe i nie stanowią danych osobowych. Więcej na temat przetwarzania takich informacji możesz przeczytać tutaj:  https://policies.google.com/privacy

Prawa osób fizycznych

Przysługują Ci następujące prawa:

Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, jednak może się okazać niezbędne, jeśli Użytkownik Strony będzie chciał skorzystać z niektórych oferowanych przez nas możliwości, przykładowo, by wysyłać newsletter potrzebujemy Twojego adresu mailowego, by udzielić odpowiedzi na pytania potrzebujemy Twoich danych kontaktowych, gdy zapisujesz się na wydarzenie, potrzebujemy danych, by je zrealizować.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji, w tym profilowanie

Nie podejmujemy decyzji w oparciu o zautomatyzowane przetwarzanie danych osobowych ani nie profilujemy danych osobowych.

Pliki cookies oraz podobna technologia

Pliki cookies to małe pliki tekstowe instalowane na Twoim urządzeniu (jako Użytkownika) przeglądającego naszą stronę internetową („Serwis”). Cookies zbierają informacje ułatwiające korzystanie ze strony internetowej – np. poprzez zapamiętywanie odwiedzin Użytkownika w Serwisie i dokonywanych przez niego czynności.

Wykorzystujemy tzw. cookie serwisowe przede wszystkim w celu dostarczania Użytkownikowi usług świadczonych drogą elektroniczną. Pliki cookie wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookie z danymi wprowadzanymi przez Użytkownika (identyfikator sesji) na czas trwania sesji (ang. user input cookies).

Wykorzystujemy tzw. cookie analityczne, w celu poprawy jakości usług w Serwisie. W związku z tym my oraz inne podmioty, świadczące na naszą rzecz usługi analityczne i statystyczne, korzystamy z plików cookie, przechowując informacje lub uzyskując dostęp do informacji już przechowywanych w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym Użytkownika (komputer, telefon, tablet itp.). Pliki cookie wykorzystywane w tym celu obejmują pliki cookie Google Analytics służące do analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika, do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu.

Stosowane przez nas narzędzia analityczne

Nasz Związek stosuje różne rozwiązania i narzędzia wykorzystywane dla celów analitycznych. Poniżej znajdują się podstawowe informacje na temat tych narzędzi. Szczegółowe informacje w tym zakresie można znaleźć w Polityce Prywatności danego usługodawcy.

Pliki cookie Google Analytics to pliki wykorzystywane przez spółkę Google do tworzenia statystyk i raportów dotyczących funkcjonowania Serwisu, w celu analizy sposobu korzystania z Serwisu przez Użytkownika. Google nie wykorzystuje zebranych danych do identyfikacji Użytkownika ani nie łączy tych informacji w celu umożliwienia identyfikacji. Szczegółowe informacje o zakresie i zasadach zbierania danych w związku z tą usługą można znaleźć pod linkiem: https://www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners.

Zarządzanie ustawieniami cookie

Serwisowe pliki cookie, które są niezbędne do korzystania ze strony internetowej, są automatycznie instalowane w urządzeniu Użytkownika. Ich stosowanie jest niezbędne do świadczenia usługi telekomunikacyjnej (transmisja danych w celu wyświetlenia treści) – Użytkownik nie ma możliwości zrezygnowania z tych plików cookie, jeśli chce korzystać z Serwisu.

Analityczne pliki cookie nie są automatycznie instalowane przez nas. Użytkownik może udzielić nam zezwolenia na instalację analitycznych plików cookie poprzez wyrażenie zgody przy otwarciu Serwisu.

Użytkownik może wyrazić zgodę na instalację analitycznych plików cookie poprzez kliknięcie przycisku „Akceptuję” na banerze pojawiającym się po wejściu na stronę internetową. Wówczas będziemy uprawnieni do instalacji analitycznych plików cookie zgodnie z ustawieniami przeglądarki wykorzystywanej przez Użytkownika (w przypadku ustawień domyślnych instalowane są wszystkie pliki cookie). 

Użytkownik może wycofać udzieloną zgodę w dowolnym momencie. W tym celu Użytkownik powinien kliknąć w ikonę znajdującą się w dolnym lewym rogu i wybrać wycofanie zgody.

Wycofanie zgody na wykorzystanie plików cookie możliwe jest również za pośrednictwem ustawień przeglądarki. Szczegółowe informacje na ten temat można znaleźć pod poniższymi linkami:

W przypadku braku wyrażenia zgody lub w razie wycofania zgody na dany rodzaj i danego dostawcę plików cookie (w przypadku braku akceptacji instalacji plików cookie zgodnie z ustawieniami przeglądarki) nasz Związek nie instaluje tego rodzaju plików cookie na urządzeniu końcowym Użytkownika.

Użytkownik może w każdej chwili zweryfikować status swoich aktualnych ustawień prywatności dla wykorzystywanej przeglądarki przy wykorzystaniu narzędzi dostępnych pod poniższymi linkami:

http://www.youronlinechoices.com/pl/twojewybory

http://optout.aboutads.info/?c=2&lang=EN